Tipps und Tricks für unsere Projekte

 

Start der Nutzung des Datenaustauschsystems F2
In den kommenden Wochen werden wir mit der Überführung der genehmigten Projekte in das Datenaustauschsystem F2 beginnen. Der Zugang für die Projekte selbst erfolgt sukzessive, abhängig davon, wann welches Projekt als nächstes einen Bericht einreichen muss. Die Interreg-Administration wird gesondert auf die jeweiligen Projekte zugehen.

Antragstellung – Konsequenzen unterschiedlicher Förderquoten innerhalb der Partnerschaft
Das Programm ermöglicht eine Förderquote von max. 65%. Es ist grundsätzlich zulässig, dass die Förderquote auf Partnerebene unterschiedlich ausfällt, solange sie auf Projektebene eingehalten wird. Dieses Modell birgt durch die entstehenden Abhängigkeiten allerdings auch ein Risiko: Wenn ein Partner mit geringer Förderquote weniger abrechnet als geplant, ist der Kofinanzierungsanteil dieses Partners auch geringer. Das hat entsprechende Auswirkungen auf die Gesamtfinanzierung und die Fördermittel der übrigen Partner. Regelmäßig verursacht dieses Modell dann höheren administrativen Aufwand für die Projekte. Wir raten daher von unterschiedlichen Förderquoten ab, da dies eine starke Abhängigkeit hinsichtlich der beizubringenden Kofinanzierung zwischen den Partnern mit sich bringt.

Restkostenpauschale – Budgetmodell 1
Das Budgetmodell 1 bietet eine attraktive Methode der Projektplanung und Abrechnung. Neben den Personalkosten werden alle übrigen Sachkosten mit 40% der Personalkosten veranschlagt und abgerechnet.

Dabei ist keine besondere Dokumentation der Sachausgaben im Rahmen der Abrechnung erforderlich. Wir machen aber darauf aufmerksam, dass die allgemeinen Förderbestimmungen, nationale und EU-Regeln unabhängig von den Dokumentationspflichten trotzdem gelten. Dies betrifft zum einen die grundsätzlich förderfähigen Sachkosten im Projekt entsprechend der zulässigen Kostenkategorien und -positionen (s. Dokument „Förderfähigkeit“ S. 19 ff.):

  • Büro- und Verwaltungskosten
  • Reise- und Unterbringungskosten
  • Externe Expertise und Dienstleistungen
  • Ausrüstungskosten

Zum anderen gelten u.a. auch die Vorschriften zur Vergabe öffentlicher Aufträge (externe Dienstleister u.ä.). Das bedeutet im Umkehrschluss auch, dass die Restkostenpauschale keine Personalkosten enthalten darf.

Änderungsanträge
Änderungsanträge sind für alle Beteiligten sehr aufwendig und können daher nur im Ausnahmefall gestellt werden. Grundsätzlich ist das Projektbudget bindend, so wie es beantragt wurde. Änderungsanträge benötigen immer eine plausible Begründung, d.h. in der Regel einen Grund, der sich durch äußere, vom Projekt nicht beeinflussbare Umstände ergibt (z.B. zentrale Umstrukturierungen bei den Partnerorganisationen).

Die Budgetmittel sind zudem eng an die Zielerreichung gebunden. Wenn die antragsgemäßen Ziele und Meilensteine erreicht sind, fließen die nicht mehr benötigten Mittel automatisch (d.h. ohne Änderungsantrag) nach jeder Projektperiode an das Programm zurück. Das bedeutet auch, dass eine Verschiebung zwischen Kostenkategorien oder Partnern zur anderweitigen Nutzung unverbrauchter Mittel nicht möglich ist, wenn das Projekt planmäßig verläuft.

Abrechnung der Personalkosten nach Standardeinheitskosten in 3 Leistungsgruppen
Die Standardeinheitskosten dienen ausschließlich der Personalkostenabrechnung im Programm und stellen keinen Vergütungssatz für die Projektmitarbeitenden dar! Je nach Anstellungsart im Projekt werden unterschiedliche Anforderungen an die Dokumentation der geleisteten Stunden gestellt.

Arbeitsvertrag bzw. Zusatz zum Arbeitsvertrag
Der Arbeitsvertrag bzw. Zusatz zum Arbeitsvertrag ist grundsätzlich vor Start der Mitarbeit im Projekt zu erstellen.
Geregelt ist dort mindestens die (prozentuale) Projektmitarbeit sowie Beginn und Ende der Mitarbeit im Projekt. Die Zuordnung in die Leistungsgruppe entsprechend Programmregeln und Projektbudget erfolgt hier in der Regel nicht.

Arbeitsvertrag oder auch Zusatz zum Arbeitsvertrag erforderlich – Wer braucht was?

  1. Wenn ein Projektmitarbeitender ausschließlich für das Projekt eingestellt ist, ist im Arbeitsvertrag bereits der Bezug zum Projekt enthalten und der generelle Aufgabenbereich und Stundenumfang beschrieben. Ein weiterer Zusatz zum Arbeitsvertrag ist nicht erforderlich.
  2. Wenn Projektmitarbeitende auf Stundenbasis abrechnen, braucht es keinen Zusatz zum Arbeitsvertrag. Hier ist stattdessen obligatorisch Stundenregistrierung zu führen.
  3. Arbeiten Projektmitarbeitende mit einem anteiligen, festen Prozentanteil ihrer gesamten Arbeitszeit im Projekt, muss ein Zusatz zum Arbeitsvertrag erstellt werden.

Beschäftigungsdokument
Das Dokument ist spätestens zur ersten Abrechnung eines Mitarbeitenden zu erstellen und einzureichen. Dieses Dokument ersetzt nicht den Arbeitsvertrag oder den Zusatz zum Arbeitsvertrag. Es handelt sich um die Dokumentation der Abrechnung von Personal nach den programmspezifischen Standardeinheitskosten/ Leistungsgruppen. Im Beschäftigungsdokument erfolgt deshalb die Zuordnung des jeweiligen Projektmitarbeitenden in die Leistungsgruppe(n) entsprechend ausgeübter Tätigkeiten. Die Tätigkeitsbeschreibung soll sich beziehen auf:

  1. die gesamte Projektarbeitszeit und nicht nur auf den aktuellen Abrechnungszeitraum 
  2. auf die budgetierten Teilziele und Meilensteine lt. Projektantrag.

Das Dokument behält seine Gültigkeit, solange es keine Veränderung bei der Abrechnung des jeweiligen Mitarbeitenden gibt. Weitere Hinweise finden Sie in der Ausfüllhilfe im Formular Beschäftigungsdokument selbst und in den Förderregeln im Dokument „Förderfähigkeit“.