Tips & Tricks juni 2024


Start på brugen af dataudvekslingssystemet F2
I de kommende uger vil vi begynde at lægge de godkendte projekter ind i dataudvekslingssystemet F2. Projekterne vil løbende få adgang til systemet, alt afhængigt af hvornår det enkelte projekt skal indsende rapport næste gang. Interreg-administrationen tager direkte kontakt til de enkelte projekter.

Ansøgning – konsekvenser af forskellige støttesatser internt i partnerkredsen
Programmet giver mulighed for en støttesats på maksimalt 65 %. Det er tilladt at have forskellige støttesatser på partnerniveau, så længe støttesatsen bliver overholdt på projektniveau. Denne model indebærer imidlertid også en risiko som følge af de afhængigheder, der derved opstår: Hvis en partner med en lav støttesats afregner mindre end planlagt, vil denne partners medfinansieringsandel også blive mindre. Det vil have indvirkning på den samlede finansiering og på de øvrige partneres støttemidler. Denne model vil typisk være forbundet med en større administrativ byrde. Vi fraråder derfor forskellige støttesatser, da det medfører stor afhængighed partnerne imellem med hensyn til den medfinansiering, der skal tilvejebringes.

Fast takst til resterende omkostninger – budgetmodel 1
Budgetmodel 1 er en attraktiv metode til projektplanlægning og afregning. Ud over personaleomkostningerne indgår der en fast takst på 40 % af personaleomkostningerne til alle øvrige omkostninger.

I forbindelse med afregningen kræves der ingen særlig dokumentation for de øvrige omkostninger. Vi gør dog opmærksom på, at de generelle støtteregler, nationale regler og EU-regler stadig gælder uafhængigt af dokumentationspligterne.

Det gælder for det første de generelt støtteberettigede øvrige omkostninger i projektet som er omfattet de tilladte omkostningskategorier og -poster (se dokumentet "Støtteberettigede omkostninger" s. 19 ff.):

  • Kontor- og administrationsomkostninger
  • Rejse- og opholdsomkostninger
  • Omkostninger ved ekstern ekspertbistand og tjenesteydelser
  • Omkostninger ved udstyr

For det andet gælder bl.a. reglerne vedrørende udbud af offentlige kontrakter (eksterne tjenesteydere og lign.) også. Omvendt betyder det også, at der ikke må være personaleomkostninger i den faste takt til resterende omkostninger.

Ændringsansøgninger
Ændringsansøgninger er forbundet med meget arbejde for alle parter og skal derfor kun indsendes i undtagelsestilfælde. Generelt er projektbudgettet bindende som ansøgt. Ændringsansøgninger forudsætter altid en plausibel begrundelse, dvs. en grund, der skyldes eksterne omstændigheder, som projektet ikke har indflydelse på (f.eks. centrale omstruktureringer hos partnerorganisationerne).

Budgetmidlerne er desuden tæt knyttet til målopfyldelsen. Hvis delmål og milepælene ifølge ansøgningen er opfyldt, tilbageføres ikke anvendte midler automatisk (dvs. uden ændringsansøgning) til programmet efter hver projektperiode. Det betyder også, at det ikke er muligt at forskyde ubrugte midler mellem omkostningskategorier eller partnere til andre formål, hvis projektet forløber planmæssigt.

Afregning af personaleomkostninger ud fra standardtimesatser i 3 funktionsgrupper
Standardtimesatserne tjener udelukkende til afregning af personaleomkostningerne i programmet og er ikke udtryk for en lønsats for projektmedarbejderne! Alt afhængigt af, hvordan man er ansat projektet stilles der forskellige krav til dokumentationen for de timer, der lægges i projektet:

Arbejdskontrakt eller tillæg til arbejdskontrakt
Arbejdskontrakten eller tillægget til arbejdskontrakten skal generelt udarbejdes, inden medarbejderen påbegynder sit arbejde i projektet.
Her fastlægges som minimum medarbejderens (procentuelle) medvirken i projektet samt start- og sluttidspunkt for dennes medvirken i projektet. Der foretages typisk ikke indplacering i funktionsgruppen jf. programreglerne og projektbudgettet.

Arbejdskontrakt eller tillæg til arbejdskontrakt påkrævet – Hvem har brug for hvad?

  1. Hvis en projektmedarbejder udelukkende er ansat i projektet, er tilknytningen til projektet allerede beskrevet i arbejdskontrakten og det generelle opgaveområde og timeomfanget ligeledes. Her kræves der ikke yderligere tillæg til arbejdskontrakten.
  2. Hvis projektmedarbejdere afregner på timebasis, kræves der ikke tillæg til arbejdskontrakten. Her skal der i stedet for føres obligatorisk timeregistrering.
  3. Hvis projektmedarbejdere anvender en fast procentdel af deres samlede arbejdstid i projektet, skal der udarbejdes et tillæg til arbejdskontrakten.

Ansættelsesdokument
Dokumentet skal udarbejdes og indsendes senest i forbindelse med den første afregning for en medarbejder. Dokumentet erstatter ikke arbejdskontrakten eller tillægget til arbejdskontrakten. Der er tale om dokumentationen for afregning af personale ud fra de programspecifikke standardtimesatser / funktionsgrupper. I ansættelsesdokumentet indplaceres de pågældende projektmedarbejdere i de relevante funktionsgrupper alt afhængigt af, hvilke aktiviteter de udfører.

Jobbeskrivelsen skal omhandle følgende:

  1. Hele projektarbejdstiden og ikke kun den aktuelle afregningsperiode.
  2. De budgetterede delmål og milepæle ifølge projektansøgningen.

Dokumentet er gyldigt, så længe der ikke sker ændringer i afregningen for den pågældende medarbejder. I kan finde yderligere information i udfyldelsesvejledningen i selve formularen "Ansættelsesdokument" og i støttereglerne i dokumentet "Støtteberettigede omkostninger".